How do I invoice when I dispatched more than the PO quantity?

Check the customer's trading terms, Keystone applies them automatically. Per-kg customer: invoice the actual dispatched weight, e.g. 108kg. Fixed-price PO from a retail multiple: invoice the 100kg PO quantity within the agreed tolerance, with the +8kg variance recorded as a first-class number in the operations layer, reportable, filterable and visible in your margin numbers, never silently lost.

Which accounting packages does this work with?

AccountsIQ out of the box, with Xero, Sage and QuickBooks available as scoped integrations. Invoices go across the API at the quantity each customer trades on, no CSV exports, no manual re-keying, no Monday-morning reconciliation spreadsheet.

Wie es funktioniert

Der tägliche Rhythmus.
Von PO zur Rechnung.

Five steps between the retailer PO and the accurate invoice. Built for catch-weight food where 100 kg ordered never leaves the factory as exactly 100 kg.

Wie es funktioniert — vom PO bis zur Rechnung

Fünf Schritte. Montagmorgen bis Freitag: Rechnungsstellung.

Der tägliche Rhythmus eines Lebensmittelherstellers: Bestellung kommt rein, Produktion läuft, Ware wird an den Einzelhändler ausgeliefert, die Rechnung läuft über Ihre Buchhaltung. Keystone ist die Ebene, die diese fünf Momente verbindet — ohne Tabellenkalkulationen dazwischen.

PO eingegangen

Mitarbeitende öffnen die Seite 'Sales Order Entry' und geben die Bestellung (PO) ein: Kunde, Lieferdatum, Positionen.

Kundenspezifische SKU‑Codes werden gegen deren Katalog automatisch vervollständigt. Keystone merkt sich für jeden Kunden die spezifische SKU ↔ Ihr Produkt ↔ Ihre Markenverpackung‑Zuordnung. Geben Sie den Code des Einzelhändlers ein, Produkt und Verpackungsformat werden automatisch zugeordnet.

Wöchentliche Pipeline

Alle offenen Aufträge landen im selben Fenster, gruppiert nach Produktionswoche.

Eine Ansicht. Jeder Auftrag. Gruppiert nach geplantem Produktionstag, damit die Produktion auf einen Blick sieht, was am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag das Werk verlassen muss. Kein Jonglieren mit drei Tabellen.

Tatsächliche Produktion

Die Produktion trägt für jeden Auftrag die tatsächlichen Chargencodes, Gewichte, Einheiten und Kartonmengen ein.

Hier lebt die Realität. Eine 100‑kg‑PO wird in der Praxis 108 kg, weil Käseabschnitte keine exakten Zahlen liefern. Eine Bestellung über 24 Kisten kann als 23 + 1 Fehlmenge versendet werden. Keystone erfasst jedes Gramm, jede Einheit, jede Charge — das ist Ihre Rückverfolgbarkeitsbasis.

Versand

Mit einem Klick werden der einzelhändlerspezifische Lieferschein, das GS1‑128‑Palettenetikett und das COA erzeugt.

Tesco‑Format für Tesco. Aldi‑Format für Aldi. SuperValu‑Format für SuperValu. Musgrave, Rewe, Biedronka, Auchan — die Vorlage jedes Kunden liegt in Keystone. Kein Kopieren in Word. Keine Ablehnungen in Depots wegen falschem Format.

An die Buchhaltung fakturieren

Per API an AccountsIQ / Xero / Sage / QuickBooks übergeben, in der Menge, in der jeder Kunde abrechnet.

Retail‑SKUs zum Festpreis werden in der PO‑Menge innerhalb vereinbarter Toleranzen in Rechnung gestellt; eine Rechnung außerhalb der PO löst Minderdurchzahlungen und Klärungsfälle in der Kreditorenbuchhaltung des Händlers aus. Kunden mit Abrechnung pro kg werden nach dem tatsächlich ausgelieferten Abgangsgewicht abgerechnet. Keystone wendet den Abrechnungsmodus jedes Kunden automatisch an; bei PO‑preisigen Positionen bleibt die Gewichtsdifferenz in der operativen Ebene erfasst und berichtsfähig.

Warum das wichtig ist

Sie haben 108 kg versandt. Was soll auf der Rechnung stehen?

Kommt auf die Vereinbarung an. Festpreis-SKU im Einzelhandel: Bestellmenge 100 kg, innerhalb der Toleranz, sodass die Buchhaltung des Einzelhändlers übereinstimmt und ohne Rückfrage zahlt. Beim Handel pro kg: die tatsächliches Abgangsgewicht 108 kgKeystone kennt den Abrechnungsmodus jedes Kunden und stellt die korrekte Rechnung; die operative Ebene hält in jedem Fall die tatsächlichen Gewichte und Chargen fest.

Das Unterscheidungsmerkmal

Warum Lebensmittelproduzenten eine Operationsebene brauchen, die erfasst mehr als die Rechnung ausweist.

A 100 kg cheese PO ships as 104 kg, 108 kg or 96 kg. Not sloppy, that’s variable-weight food. The industry calls the actual weight Catch‑Weight . Die richtige Handhabung ist genau der Punkt, an dem generische ERPs versagen.

Zwei Rechnungsmodi, beide Standard. Abrechnung pro kg (Großhandel, Gastronomie, Export): stellen Sie die Rechnung über das tatsächliche Catch‑Weight. Festpreis-SKUs für den Einzelhandel: stellen Sie die Rechnung für die PO-Menge innerhalb der Toleranz aus; die Kreditorenbuchhaltung des Händlers (AP) stimmt mit der PO überein. Wenn Sie es falsch machen, bricht entweder Ihre Rückverfolgbarkeit oder der Händler zahlt jede Rechnung zu wenig.

Keystone: ein Workflow, modusabhängige Rechnungsstellung.Operations layer records the real 108 kg, your traceability spine. The invoice, pushed to AccountsIQ / Xero / Sage over API, follows each customer’s terms: PO quantity for retail SKUs, catch weight for per-kg. The 8 kg variance stays a first-class number, filterable, reportable, visible in margin.

And it gets easier the more you use it. The quantities, weights and units a given customer expects are learned from real orders and applied automatically next time, with the operator free to override whenever a day is different. Keystone adapts to your factory, not the other way round.

Preise ansehen →Buchen Sie eine 20-minütige Vorführung →

Häufige Fragen zum Catch‑Weight

Die Fragen, die Hersteller tatsächlich stellen.

Warum stimmt meine Rechnung nicht mit dem Liefergewicht überein?

It depends on how that customer trades. For fixed-price SKU supply to retail multiples, the invoice carries the PO quantity within an agreed tolerance, an off-PO invoice triggers short-pays and AP query queues, so matching the PO is what gets you paid on time. For per-kg trade, the invoice carries the actual catch weight recorded at dispatch. Keystone knows which mode each customer is on and raises the right invoice automatically, while the operations ledger records the actual weights and batches in both cases.

Was ist Catch‑Weight‑Abrechnung?

Catch weight is the actual weight of a variable-weight product recorded at dispatch, a wheel of cheese, a meat primal, a box of fish. Catch weight invoicing bills the customer for that actual weight, and it's the standard for per-kg trade. Keystone captures catch weights per batch at dispatch and invoices per-kg customers at actual weight; fixed-price retail SKUs are invoiced at PO quantity instead, with the weight variance recorded and reportable.

Wie fakturiere ich, wenn ich mehr ausgeliefert habe als die Bestellmenge?

Prüfen Sie die Handelsbedingungen des Kunden; Keystone wendet sie automatisch an. Kunde mit Abrechnung pro kg: stellen Sie die Rechnung über das tatsächlich ausgelieferte Gewicht, z. B. 108 kg. Festpreis‑PO einer Einzelhandelskette: stellen Sie die Rechnung über die 100‑kg‑PO‑Menge innerhalb der vereinbarten Toleranz, wobei die +8‑kg‑Abweichung als erstklassige Kennzahl in der Operationsebene erfasst wird — berichtbar, filterbar und in Ihren Margenzahlen sichtbar, niemals stillschweigend verloren.

Geht die Rückverfolgbarkeit verloren, wenn die Rechnung das tatsächliche Gewicht nicht ausweist?

No, the opposite. Traceability lives in Keystone's operations layer, which records every gram, unit and batch you actually dispatched. That is your BRCGS / IFS Food traceability / EU food safety evidence. The invoice is a commercial document that follows the customer's trading terms; the trace evidence is operational. Keeping the two aligned but separate is standard practice, Keystone just automates it.

Mit welchen Buchhaltungspaketen funktioniert das?

AccountsIQ sofort einsatzbereit, Xero, Sage und QuickBooks als optionale Integrationen verfügbar. Rechnungen werden per API in der Menge übermittelt, in der jeder Kunde handelt — keine CSV‑Exporte, kein manuelles Nachtippen, keine Abgleichstabelle am Montagmorgen.

Der tägliche Rhythmus.Von PO zur Rechnung.