How do I invoice when I dispatched more than the PO quantity?

Check the customer's trading terms, Keystone applies them automatically. Per-kg customer: invoice the actual dispatched weight, e.g. 108kg. Fixed-price PO from a retail multiple: invoice the 100kg PO quantity within the agreed tolerance, with the +8kg variance recorded as a first-class number in the operations layer, reportable, filterable and visible in your margin numbers, never silently lost.

Which accounting packages does this work with?

AccountsIQ out of the box, with Xero, Sage and QuickBooks available as scoped integrations. Invoices go across the API at the quantity each customer trades on, no CSV exports, no manual re-keying, no Monday-morning reconciliation spreadsheet.

Hogyan működik

A napi ritmus.
A PO-tól a számláig.

Five steps between the retailer PO and the accurate invoice. Built for catch-weight food where 100 kg ordered never leaves the factory as exactly 100 kg.

Hogyan működik, a PO-tól a számláig

Öt lépés. Hétfőtől péntekig számlázás.

Az élelmiszergyártó napi ritmusa: megérkezik a PO, legyártják a terméket a gyártósoron, kiszállítják a kiskereskedőnek, és a könyvelésen keresztül számlázzák. A Keystone az a réteg, amely ezeket az öt pillanatot összeköti Excel-táblázatok nélkül.

PO megérkezik

A munkatársak megnyitják a Megrendelés rögzítése oldalt, és beírják a megrendelés (PO) adatait: ügyfél, szállítási dátum, tételek.

A vevői SKU-k autokompletálódnak a saját katalógusuk alapján — a Keystone megjegyzi minden ügyfél egyedi SKU ↔ termék ↔ csomagolási megfeleltetését. Írd be a kiskereskedő kódját, a belső termék és a kiszerelés automatikusan feloldódik.

Heti rendelésállomány

Minden nyitott megrendelés ugyanabban az ablakban jelenik meg, gyártási hét szerint csoportosítva.

Egy nézet. Minden rendelés. Gyártási nap szerint csoportosítva, hogy az operatív csapat egy pillantással lássa, mi kell kiszállításra kerüljön kedden, szerdán és csütörtökön. Nem kell három táblázattal bajlódni.

Tényleges termelés

Az operatív csapatok minden megrendeléshez rögzítik a valós gyártási tételkódokat, súlyokat, darabszámot és dobozszámot.

Itt él a valóság. Egy 100 kg-os PO 108 kg ténylegivé válik — a sajtvágások ritkán adnak pontos számokat. Egy 24 kartonos rendelés előfordulhat, hogy 23 teljes kartonnal és 1 hiánnyal kerül kiszállításra. A Keystone rögzít minden grammot, minden egységet, minden tételt — ez a nyomonkövethetőséged gerince.

Kiszállítás

Egy kattintásra legenerálja a vevőspecifikus kiszállítási dokumentumot, a GS1-128 raklapcímkét és a COA-t.

Tesco-formátum a Tesco számára. Aldi-formátum az Aldi számára. SuperValu-formátum a SuperValu számára. Musgrave, Rewe, Biedronka, Auchan — minden ügyfél sablonja a Keystone-ban él. Nincs Wordba másolás. Nincsenek formátumeltérés miatti raktári elutasítások.

Számlázás a könyvelés felé

API-n keresztül továbbítva AccountsIQ / Xero / Sage / QuickBooks felé, az egyes ügyfelek által használt mennyiség szerint.

A fixáras kiskereskedelmi SKU-kat a PO szerinti mennyiségen számlázzuk az előre megállapított tolerancián belül; egy PO-n kívüli számla a kiskereskedő pénzügyi osztályán rövidfizetéseket és lekérdezési sorokat indíthat. A kilogrammal elszámolt ügyfeleket a tényleges kiszállított súly alapján számlázzuk. A Keystone automatikusan alkalmazza minden ügyfél módját; a PO-alapú sorokon a súlyeltérés továbbra is rögzítve van és riportálható az operációs rétegben.

Miért fontos ez

Kiszállított 108 kg-ot. Mit kell szerepeltetni a számlán?

A megállapodástól függ. Fix árú kiskereskedelmi SKU esetén: 100 kg (PO) mennyiség, a tűréshatáron belül, így a kiskereskedő számlafizetési (AP) rendszere egyezik és kifizetést hajt végre lekérdezés nélkül. Kilós kereskedelem: a a tényleges 108 kg-os fogósúly. Keystone ismeri minden ügyfél módját és a megfelelő számlát állítja ki, az operációs réteg pedig mindkét esetben megőrzi a valós súlyokat és gyártási tételeket.

A megkülönböztető tényező

Miért van szükségük az élelmiszer‑gyártóknak egy olyan operációs rétegre, amely rögzít többet mint amit a számla mutat.

A 100 kg cheese PO ships as 104 kg, 108 kg or 96 kg. Not sloppy, that’s variable-weight food. The industry calls the actual weight catch weight (valós kiszállítási súly)Ennek helyes kezelése az, amiben az általános ERP-rendszerek elbuknak.

Két számlázási mód, mindkettő szabványos. Kilónkénti elszámolás (nagyker, vendéglátás, export): számlázza a valós tömeget. Fix árú kiskereskedelmi SKU-k: számlázza a PO-mennyiséget a tűréshatáron belül, így a vevő számlafizetése (AP) egyezik a PO-val. Ha hibázik, vagy a nyomonkövetés sérül, vagy a vevő minden számlát kevesebbel fizet.

Keystone: egy munkafolyamat, üzemmódhoz igazodó számlázás.Operations layer records the real 108 kg, your traceability spine. The invoice, pushed to AccountsIQ / Xero / Sage over API, follows each customer’s terms: PO quantity for retail SKUs, catch weight for per-kg. The 8 kg variance stays a first-class number, filterable, reportable, visible in margin.

And it gets easier the more you use it. The quantities, weights and units a given customer expects are learned from real orders and applied automatically next time, with the operator free to override whenever a day is different. Keystone adapts to your factory, not the other way round.

Árazás megtekintése →Foglaljon 20 perces bemutatót →

Változó tömeg GYIK

A kérdések, amelyeket a termelők valóban feltesznek.

Miért nem egyezik a számlám a kiszállított súllyal?

It depends on how that customer trades. For fixed-price SKU supply to retail multiples, the invoice carries the PO quantity within an agreed tolerance, an off-PO invoice triggers short-pays and AP query queues, so matching the PO is what gets you paid on time. For per-kg trade, the invoice carries the actual catch weight recorded at dispatch. Keystone knows which mode each customer is on and raises the right invoice automatically, while the operations ledger records the actual weights and batches in both cases.

Mi a catch weight (változó tömegre alapuló) számlázás?

Catch weight is the actual weight of a variable-weight product recorded at dispatch, a wheel of cheese, a meat primal, a box of fish. Catch weight invoicing bills the customer for that actual weight, and it's the standard for per-kg trade. Keystone captures catch weights per batch at dispatch and invoices per-kg customers at actual weight; fixed-price retail SKUs are invoiced at PO quantity instead, with the weight variance recorded and reportable.

Hogyan számlázzak, ha többet szállítottam ki, mint amit a megrendelés (PO) szerint kellett?

Ellenőrizze a vevő kereskedelmi feltételeit — a Keystone automatikusan alkalmazza azokat. Kilogrammonként számlázó vevő: számlázza a ténylegesen kiszállított súlyt, pl. 108 kg. Rögzített árú PO egy kiskereskedelmi lánctól: a 100 kg-os PO mennyiséget a megállapodott tűrésen belül számlázza, miközben a +8 kg eltérést elsőrendű, nyilvántartható adatként rögzíti a műveleti rétegben — jelenthető, szűrhető és látható az árrés adataiban, soha nem vész el csendben.

Elvész a nyomonkövethetőség, ha a számlán nem szerepel a valós súly?

No, the opposite. Traceability lives in Keystone's operations layer, which records every gram, unit and batch you actually dispatched. That is your BRCGS / IFS Food traceability / EU food safety evidence. The invoice is a commercial document that follows the customer's trading terms; the trace evidence is operational. Keeping the two aligned but separate is standard practice, Keystone just automates it.

Mely számviteli csomagokkal működik?

AccountsIQ kész megoldásként elérhető, Xero, Sage és QuickBooks pedig opcionális, célzott integrációként. A számlák az API-n keresztül mennek a vevő által használt mennyiségi szabályok szerint — nincs CSV-export, nincs kézi újrapötyögés, nincs hétfő reggeli egyeztető táblázat.

A napi ritmus.A PO-tól a számláig.