BRCGS-Rückverfolgbarkeitsanforderungen,
verständlich erklärt.
Klausel 3.9 des BRCGS Food Safety Issue 9 ist kurz, kaum eine Seite lang, gehört aber zu den Klauseln, die am häufigsten bei Nichtkonformitäten genannt werden, weil sie Beweise und nicht nur Richtlinien fordert. Dieser Leitfaden erklärt, was die Klausel tatsächlich verlangt, wie sie mit den Rückruf- und Echtheitsklauseln verzahnt ist und welche konkreten Nachweise Auditoren sehen wollen.
Was Klausel 3.9 tatsächlich verlangt
Klausel 3.9 verlangt, dass der Standort alle Chargen von Rohmaterialien (einschließlich Primärverpackungen) vom Lieferanten über alle Verarbeitungsstufen und die Auslieferung bis zum Kunden und umgekehrt zurückverfolgen kann. In beide Richtungen, mindestens jeweils einen Schritt aufwärts und einen Schritt abwärts, wobei die internen Verarbeitungsstufen vollständig miteinander verbunden sein müssen.
Drei Formulierungen bringen Produzenten in Schwierigkeiten. Erstens ist Verpackungsmaterial eingeschlossen: Wenn die Charge Ihrer Folien‑ oder Etikettenlieferung nicht bis zu den Chargen zurückverfolgt werden kann, die sie umhüllt haben, ist das eine Lücke. Zweitens muss die Rückverfolgung den Verarbeitungsprozess durchlaufen – Zwischenstationen (Silos, Lakebäder, Reifekammern, Nacharbeit) müssen die Chargenidentität bewahren oder das Vermischen dokumentieren. Drittens verlangt die Norm, dass das System getestet wird, nicht nur beschrieben: ein jährlicher Rückverfolgbarkeitstest mit vollständiger Rückverfolgbarkeit innerhalb von 4 Stunden, einschließlich einer Massenbilanz.
Der jährliche Rückverfolgbarkeitstest und die 4‑Stunden‑Regel
Der Test muss eine Charge (Fertigprodukt oder Rohstoff) auswählen und die komplette Kette in beide Richtungen nachweisen, wobei die Mengen abgeglichen werden. Das 4‑Stunden‑Fenster beginnt mit der Nennung der Charge und endet mit dem abgeschlossenen Mengenabgleich. Die Auswahl der Prüfcharge sollte von Jahr zu Jahr variieren; ein Test, der immer nur das einfache Produkt verwendet, wird Auditoren auffallen.
Bei der Massenbilanz schwächeln die meisten Tests. Die Menge des empfangenen Rohmaterials muss sich mit der in der Produktion verwendeten Menge zuzüglich Lagerbestand, Ausschuss, Nacharbeit und Proben decken. Die Norm gibt keine einheitliche Toleranzvorgabe vor – Ihre Verfahrensanweisung legt diese fest und begründet sie. Dennoch wird eine unerklärte Abweichung unabhängig von der Geschwindigkeit der Rückverfolgung als Fehler in der Rückverfolgbarkeit gewertet.
Die Klauseln, die mit 3.9 verzahnt sind
Die Beweisunterlagen, die Auditoren anfordern
| Aufzeichnung | Was der Auditor prüft |
|---|---|
| Wareneingangsaufzeichnungen | Lieferanten‑Losnummern für jede Lieferung erfassen, inklusive Verpackung; bei Bedarf mit COAs verknüpfen. |
| Produktions- / Herstellungsaufzeichnungen | Pro Charge verbrauchte Rohstoff-Lose; Zwischenstufen behalten ihre Identität bei |
| Nacharbeitsprotokoll | Ursprungs- und Zielchargen aller Nacharbeiten, mit Mengenangaben |
| Versandaufzeichnungen | Charge/Los je Versandposition und Kunde, mit Mengenangaben |
| Jährlicher Bericht zum Rückverfolgbarkeitstest | In beiden Richtungen, zeitlich erfasst, Massenbilanz geschlossen, Korrekturmaßnahmen bei Lücken |
| Rückruf-Testbericht (3.11) | Entscheidungskette durchgespielt, Muster‑Benachrichtigungen, aktuelle Kontaktlisten |
Rückverfolgbarkeit für Eigenmarken und Kundencodes
Wenn Sie den Einzelhandel unter deren eigener Marke beliefern, enthält Ihre Rückverfolgbarkeit einen zusätzlichen Schritt: Die SKU‑Nummer und Produktbezeichnung des Händlers auf dem Lieferschein sind nicht Ihr internes Produktkennzeichen. Klausel 3.9 erwähnt das nicht ausdrücklich, aber die vertikale Prüfung legt es sofort offen: Der Auditor wählt eine Händler‑Versandposition und fragt nach der zugehörigen Produktionscharge. Wenn die Zuordnung zwischen Kundencodes und internen Codes nur im Kopf einer Person existiert, stockt die Rückverfolgung vor dem Auditor.
Die Lösung ist eine gepflegte, datierte Kunden–SKU‑Zuordnung: Jeder Kundencode ist mit dem internen Produkt verbunden, inklusive Gültigkeitsdaten, sodass historische Versanddaten auch nach Spezifikationsänderungen noch aufgelöst werden können. Keystone pflegt diese Zuordnung beidseitig; eine Rückverfolgung kann von Ihrem Code oder vom Händlercode aus starten — genau die Situation, die die vertikale Prüfung erzeugt.
Kann man die BRCGS-Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit mit Tabellenkalkulationen erfüllen?
Ja — der Standard ist systemunabhängig, und Auditoren zertifizieren wöchentlich Standorte, die mit Tabellenkalkulationen arbeiten. Wobei der Standard nicht systemunabhängig in Bezug auf Geschwindigkeit, Vollständigkeit und Beweislage ist. Die ehrlichen Fragen sind: Kann außer dem Ersteller jeder die Rückverfolgung durchführen? Schließt sie innerhalb von 4 Stunden mit geschlossener Massenbilanz ab? Verbinden sich Wareneingang, Produktion, Nacharbeit und Versand ohne manuelle Neueingaben? Wenn ja, sind Tabellenkalkulationen konform. Findet der Jahrestest hingegen immer wieder dieselben Lücken, ist die Tabellenkalkulation meist die zugrundeliegende Ursache, die in der Korrekturmaßnahme nicht benannt wird.
Produzenten, die zu Keystone wechseln, tun dies meist nach dem zweiten oder dritten Auditzyklus mit derselben Feststellung. Die Rückverfolgungszeit fällt von Stunden auf unter 30 Sekunden, weil die Kette (Lieferant → Wareneingang → Charge → Versand → Kundenfiliale) als ein zusammenhängender Datensatz existiert statt als fünf abgeglichene Dateien.
- Klausel 3.9 verlangt eine Chargenebene-Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen, einschließlich Primärverpackung und Nacharbeit.
- Das System muss mindestens jährlich getestet werden: vollständige Rückverfolgung mit geschlossener Massenbilanz innerhalb von 4 Stunden.
- Erwarten Sie eine Live‑vertikale Prüfung: eine vom Auditor ausgewählte Charge wird vor laufender Prüfung rückverfolgt.
- Die Belieferung von Eigenmarken fügt einen zusätzlichen Kunden‑Code‑Schritt hinzu, den Ihre Aufzeichnungen ohne menschlichen Vermittler auflösen müssen.
- Tabellenkalkulationen können den Anforderungen entsprechen, aber beim 4‑Stunden‑Test mit geschlossener Massenbilanz werden ihre Schwächen sichtbar.
Häufig gestellte Fragen
Fordert BRCGS Software für die Rückverfolgbarkeit?
Was besagt die 4‑Stunden‑Regel bei der BRCGS‑Rückverfolgbarkeit?
Ist Verpackung in die BRCGS‑Rückverfolgbarkeit eingeschlossen?
Wie wirkt sich Nacharbeit (Rework) auf die Rückverfolgbarkeit gemäß den BRCGS‑Anforderungen aus?
Was ist ein Vertical Audit bei BRCGS?
Sehen Sie, wie das in der Software funktioniert — anhand realer Produktionsdaten.
Keystone deckt die gesamte Kette ab: Lieferung → Charge → Versand → Kunde — in unter 30 Sekunden. 20-minütiges Kennenlerngespräch, kein Verkaufsgespräch.