Jak przeprowadzić ćwiczenie wycofania
w zakładzie spożywczym, krok po kroku.

Czym jest ćwiczenie wycofania, a czego nie obejmuje

Ćwiczenie wycofania to udokumentowana symulacja wycofania produktu. Wybierasz jedną partię (lub partię surowca), zakładasz, że jest niebezpieczna, a następnie realnie uruchamiasz procedury identyfikowalności i wycofania: zidentyfikuj zagrożoną produkcję, zidentyfikuj wszystkich klientów, którzy ją otrzymali, uzgodnij ilości oraz przygotuj dokumentację, wszystko na czas.

To nie to samo co test identyfikowalności, chociaż zakresy się pokrywają i często są przeprowadzane razem. Test identyfikowalności udowadnia, że Twoje zapisy łączą partię z jej wejściami i wyjściami. Ćwiczenie wycofania dodatkowo sprawdza proces podejmowania decyzji i komunikacji: kto zwołuje zespół ds. wycofań, kto dzwoni do klientów, kto powiadamia FSAI, kto przygotowuje komunikat. Wymagania BRCGS Food Safety dotyczące identyfikowalności traktują te kwestie jako powiązane, lecz odrębne; identyfikowalność testowana jest w punkcie 3.9, a procedura wycofania/przywołania produktu w punkcie 3.11.

Ta różnica ma znaczenie podczas audytu. Producent, który potrafi odnaleźć partię w dwadzieścia minut, ale nie ma dowodu, że kiedykolwiek ćwiczył łańcuch decyzyjny dotyczący wycofania, i tak otrzyma niezgodność.

Jak często trzeba je przeprowadzać

BRCGS oczekuje, że system identyfikowalności będzie testowany co najmniej raz w roku, podobnie procedura wycofania produktu. Wiele standardów dostawców stosowanych przez sieci detaliczne wymaga więcej — dwa razy w roku to częsty wymóg kontraktowy dla dostawców marek własnych, a niektóre sieci wymagają, by przynajmniej jedno ćwiczenie w roku obejmowało partię surowca lub opakowania, a nie tylko produkt gotowy.

W praktyce producenci, którzy przeprowadzają krótkie ćwiczenia wycofania co kwartał, znacznie mniej stresują się podczas audytów niż ci, którzy walczą raz w roku. Gdy dokumentacja jest uporządkowana, ćwiczenie zajmuje jedno popołudnie; gdy nie jest — ujawnia dokładnie, gdzie są braki.

Procedura krok po kroku

1. 1
   Wyznacz partię i zanotuj czas rozpoczęcia

   Niech wybierze ją osoba inna niż kierownik ds. jakości: data produkcji i produkt wybrane półlosowo, najlepiej partia z wieloma odbiorcami i przynajmniej jedną wysyłką eksportową lub wysyłką marki własnej. Zapisz czas rozpoczęcia od razu — zegar jest częścią dowodów.
2. 2
   Określ scenariusz

   Nadaj ćwiczeniu realistyczny impuls: "dostawca powiadomił nas, że mleko dostarczone 14. nie przeszło badania na pozostałości antybiotyków" albo "reklamacja klienta o obcym materiale w partii B-247". Scenariusz decyduje, czy śledzisz do przodu od surowca, czy wstecz od produktu gotowego — w ciągu roku rób oba.
3. 3
   Śledzenie wsteczne (jeden poziom w górę)

   Zidentyfikuj wszystkie partie surowców i opakowań użyte w dotkniętej partii: nazwy dostawców, daty dostaw, numery partii dostawcy, ilości oraz dokumenty przyjęcia towaru (w tym świadectwa analizy — COA) dla każdej pozycji.
4. 4
   Prześledź do przodu (o jeden poziom)

   Zidentyfikuj wszystkie wysyłki zawierające dotkniętą partię: klient, adres dostawy lub depo, data wysyłki, numer dokumentu wysyłkowego oraz ilość na pozycji. Uwzględnij transfery do innych zakładów, wysłane próbki oraz produkty sprzedane bezpośrednio z gospodarstwa lub na targach — to właśnie te pozycje umykają arkuszom kalkulacyjnym.
5. 5
   Przeprowadź bilans masy

   Ilość wyprodukowana musi równać się ilości wysłanej + ilości na stanie + odpadów/ponownego przetworzenia/próbek. BRCGS oczekuje, że uzgodnienie zmieści się w tolerancji określonej w procedurze — wielu producentów pracuje w granicach ±1–2%. Niewyjaśniona luka oznacza nieudaną próbę, nawet jeśli wszystkie wysyłki zostały zlokalizowane.
6. 6
   Przeprowadź symulację komunikacji

   Sporządź (nie wysyłaj) powiadomienie dla klienta oraz powiadomienie do FSAI. Wypisz numery telefonów, które należy wybrać, w kolejności. Jeśli rzeczywiste wycofanie dotknęło handel detaliczny, FSAI oczekuje niezwłocznego powiadomienia — Article 19 of EU food safety regulations nakłada ten obowiązek na przedsiębiorstwo spożywcze, a nie na detalistę.
7. 7
   Zanotuj czas zakończenia i sporządź raport

   Raport powinien zawierać: scenariusz, partię, czasy rozpoczęcia/zakńczenia, ilości uzgodnione, procent odzysku, wszystkie powołane dokumenty, osoby zaangażowane oraz, co najważniejsze, elementy, które nie zadziałały i działania korygujące. Symulacja wycofania, która nie wykazuje żadnych słabych punktów, zwykle jest symulacją przeprowadzoną nieuczciwie.

Co musi zawierać raport końcowy

Pięć najczęstszych błędów podczas symulacji wycofania

W arkuszach kalkulacyjnych kontra w systemie

Wszystko powyższe można osiągnąć w Excelu — producenci przechodzą audyty BRCGS na arkuszach co roku. Kosztem jest czas i kruchość: typowa symulacja wycofania oparta na arkuszach zajmuje pół dnia na porównywanie ksiąg przyjęć, kart produkcji i teczek wysyłkowych, i zależy od dostępności osoby, która stworzyła arkusze oraz od nienaruszonych funkcji VLOOKUP.

W Keystone to samo ćwiczenie to jeden krok: wybierasz partię, a pełny łańcuch — dostawy od dostawców, wysyłki i oddziały klientów — z ilościami wyświetla się w mniej niż 30 sekund i można go wyeksportować jako podpisany PDF. Bilans masy jest obliczany na podstawie tych samych zapisów, więc uzgodnienie jest arytmetyczne, nie archeologiczne. Producenci, którzy porzucili arkusze, zwykle skracają całe dokumentowane ćwiczenie z popołudnia do mniej niż 90 minut, z których większość zajmuje napisanie raportu opisowego.