Keystone
von CloudVoro
Rückrufmanagement · Vorfallreaktion

Software für das Rückrufmanagement von Lebensmittelherstellern.
In Sekunden eingrenzen. Mit Nachweisen verwalten.

A real recall is two problems at once: scoping (which lots, which customers, how much) and managing (decisions, notifications, documentation, follow-through, all under Article 19 obligations and a ticking clock). Most software only helps with the first. Keystone does both: the 30-second chain trace scopes the event, and the Traceability Events module manages it, status workflow, audit trail, customer communication drafts, and a single exportable response pack for the FSAI, your retailer or your certifier.

  • In Sekunden eingrenzen: betroffene Chargen, Sendungen, Kunden und Mengen von einem Ausgangspunkt aus
  • Ereignis‑Workflow: Entwurf → in Prüfung → geschlossen, jede Statusänderung protokolliert mit wer/wann/warum
  • Für jeden betroffenen Kunden werden Entwürfe für die Kundenkommunikation erzeugt
  • Antwortpaket‑PDF mit einem Klick: Zusammenfassung, betroffene Kette, Notizen, Statusverlauf, Entwurfsmeldungen
Die erste Stunde

Die Eingrenzung entscheidet, wie groß Ihre schlechte Woche wird.

When a supplier alert or a positive test lands, the scope question, exactly which lots and customers are affected, determines everything downstream: how many phone calls, how much product destroyed, how public the event becomes. Imprecise records force a wide scope 'to be safe', which multiplies cost. Keystone's trace starts from any point (a supplier lot, a batch, a dispatch) and returns the full affected chain with quantities in under 30 seconds, so your scope is exactly right, and defensible, from the first phone call. Article 19 of EU food safety regulations requires notifying the competent authority without delay; walking in with a precise, documented scope changes that conversation entirely.

Mehr als nur Rückverfolgung

Managing the event, the part spreadsheets never covered.

Rückverfolgungsereignisse
Öffnen Sie ein Ereignis aus einer beliebigen Rückverfolgung. Es erstellt eine Momentaufnahme der betroffenen Produktionstage, Chargen, Versandvorgänge und Kunden und wird zur einzigen Aufzeichnung des Vorfalls.
Status-Workflow mit Audit-Trail
Every transition (draft, under review, closed) is logged, who, when, and the note explaining why. The timeline auditors reconstruct by interview elsewhere, you export as a table.
Entwürfe für Kundenkommunikation
Per-customer draft notices generated from the affected chain, reviewed and sent by humans, never auto-sent.
Das Response-Paket
Eine PDF: Ereigniszusammenfassung, vollständige betroffene Kette mit Mengen, interne Notizen, Statusverlauf und Kommunikationsentwürfe. Das Dokument, das Sie der FSAI, dem technischen Team des Einzelhändlers oder Ihrem Zertifizierer vorlegen.
Üben, als wäre es der Ernstfall

Die gleichen Abläufe steuern Ihre Übungsrückrufe.

Because scoping and event management are the same tools in rehearsal and in reality, your BRCGS-required mock recalls (§3.11) stop being a parallel paperwork exercise: run the trace, open an event, walk the decision chain, export the pack, timed, documented, done. Producers who drill quarterly with the real machinery are the ones for whom the real event, if it ever comes, is a bad day instead of an existential one. Our free step-by-step mock recall guide covers the full procedure.

FAQ

Fragen, die Einkäufer tatsächlich stellen.

Benachrichtigt Keystone die FSAI oder die Kunden automatisch?
No, deliberately. Keystone scopes the event, manages the record and drafts the notices; decisions and sending stay with named humans. Automated external notifications during a live food incident are a liability, not a feature.
Was genau enthält das Response-Paket als PDF?
Ereignisreferenz und Status, Zusammenfassung des Auslösers, die betroffene Kette (Produktionstage, Chargen, Versandvorgänge, Kunden mit Mengen), interne Notizen, der vollständige Statusverlauf mit Wer-/Wann-Angaben sowie die pro Kunde erstellten Kommunikationsentwürfe.
Können wir ein Ereignis wieder öffnen und während seiner Entwicklung aktualisieren?
Yes, events are living records. Refresh the affected chain against current data, append notes, and every status change adds to the audit trail.
Erfüllt das die BRCGS-Anforderungen an das Vorfallmanagement?
Keystone liefert die dokumentierten Verfahrensnachweise, die §3.11 verlangt: Fähigkeit zum Rückruf, getestete Übungen mit Zeitangaben, Entscheidungsprotokolle und aufbewahrte Ergebnisse. Ihr schriftlicher Rückrufplan und die benannten Rollen bleiben Ihre; das System belegt deren Durchführung.
Worin unterscheidet sich das von Ihrer Funktion für simulierte Rückrufe?
Same engine, different lifecycle. Mock recall is the drill: trace + signed PDF. Recall management adds the persistent event record, workflow, notes, history, drafts, response pack, for incidents that live longer than an afternoon.

Bereit herauszufinden, ob Keystone zu Ihrer Produktion passt?

20-minute discovery call. No sales pitch. Written scope within 48 hours if we fit, referral to someone better if we don't.

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Wie wir Ihre
Daten und Audits schützen.

Enterprise-grade controls as standard, encryption, MFA for every user, tenant isolation and immutable audit trails, on EU cloud or your own servers. Privacy queries go to privacy@cloudvoro.com. Liste der Unterauftragsverarbeiter unter /legal/sub-processors. Vollständige Sicherheitsübersicht unter /site/security.

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Hosted in EU / Ireland, or on-premise
Kundendaten liegen auf AWS Ireland (eu-west-1) und verlassen die EU niemals. Lokale On‑Premise‑Bereitstellung möglich, wenn es die Richtlinie erfordert.
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GDPR · Datenschutz-Ansprechpartner benannt
Der interne Datenschutzverantwortliche bearbeitet Betroffenenanfragen. Die verantwortliche Person ist Mitglied von ADPO Ireland.
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MFA für jeden Nutzer
TOTP‑basierte Multi‑Faktor‑Authentifizierung für alle Rollen, mit Begrenzung der Anfragen, Sperre bei Brute‑Force‑Versuchen und reCAPTCHA‑Schutz für öffentliche Formulare.
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ISO 27001 · abgestimmte Kontrollen
Security controls mapped to the ISO/IEC 27001:2022 Annex A framework, access management, encryption, logging, incident response.
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NIS2 · unterstützende Nachweise
Mandantentrennung, MFA und unveränderliche Prüfprotokolle liefern Kunden, die unter NIS2 fallen, direkte Nachweise für ihre Verpflichtungen.
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Verschlüsselung · ruhende und übertragene Daten
TLS 1.3 während der Übertragung, industrieweite symmetrische Chiffren für ruhende Daten, KMS‑verwaltete Schlüssel.