Hogyan hajtsunk végre próbavisszahívást
élelmiszerüzemben, lépésről lépésre.

Mi a próbavisszahívás, és mi nem az

A próbavisszahívás a termékvisszahívás dokumentált szimulációja. Kiválasztanak egy tételt (vagy egy alapanyag-tételt), feltételezik, hogy nem biztonságos, majd élesben végrehajtják a nyomonkövetési és visszahívási eljárásokat: meghatározzák az érintett gyártást, feltérképezik az összes vevőt, aki megkapta a tételt, egyeztetik a mennyiségeket, és elkészítik a szükséges dokumentációt — mindezt időre.

Ez nem ugyanaz, mint egy nyomonkövethetőségi teszt, bár részben átfedik egymást és gyakran együtt hajtják végre őket. A nyomonkövethetőségi teszt igazolja, hogy a nyilvántartásai összekapcsolják a tételt a bemeneteivel és kimeneteivel. A próbavisszahívás emellett a döntéshozatali és kommunikációs oldalt is vizsgálja: ki hívja össze a visszahívó csapatot, ki értesíti a vevőket, ki jelenti az FSAI-nak, és ki készíti a hivatalos értesítést. A BRCGS Food Safety előírásai ezeket kapcsolódó, de elkülönült követelményként kezelik: a nyomonkövethetőséget a 3.9. pont alatt tesztelik, míg a termékkivonás/visszahívási eljárást a 3.11. pont alatt.

A megkülönböztetés számít egy audit során. Egy olyan gyártó, aki húsz perc alatt visszakövet egy tételt, de nincs bizonyítéka arra, hogy valaha is gyakorolták volna a visszahívási döntési láncot, akkor is nemmegfelelőséget fognak megállapítani.

Milyen gyakran kell próbavisszahívást tartani

A BRCGS elvárja, hogy a nyomonkövetési rendszert legalább évente egyszer teszteljék, és a termékkivonás/visszahívási eljárást is legalább évente egyszer. Sok kiskereskedő beszállítói szabványa szigorúbb; saját márkás beszállítók számára a félévenkénti (évente kétszeri) gyakorlat gyakori szerződéses követelmény, és egyesek előírják, hogy évente legalább egy gyakorlatnak alapanyag- vagy csomagolási tételt is kell bevonni, nem csak készterméket.

Gyakorlatban azok a gyártók, akik negyedévente rövid próbavisszahívást tartanak, sokkal kevésbé stresszesnek találják az auditokat, mint azok, akik évente egyszer kapkodnak. Ha a nyilvántartások rendben vannak, a gyakorlat egy délutánt vesz igénybe, és ha nincsenek rendben, pontosan feltárja a hiányosságokat.

Lépésről lépésre

1. 1
   Jelöljük ki a tételt, és rögzítsük a kezdési időpontot.

   Legyen valaki más, mint a minőségügyi vezető, aki kiválasztja a tételt: válasszanak gyártási dátumot és terméket félig véletlenszerűen, lehetőleg olyat, amelynek több vevője van és legalább egy exportra vagy saját márkás kiszállítása volt. A kezdési időpontot azonnal jegyezzék fel; az idő rögzítése bizonyítékként szolgál.
2. 2
   Határozzuk meg a forgatókönyvet

   Adjunk a gyakorlatnak reális kiváltó eseményt: „a szállító értesített minket, hogy a 14-én leszállított tej antibiotikum-maradvány-vizsgálaton nem felelt meg” vagy „vevői panasz idegen anyagról a B-247 tételben”. A forgatókönyv határozza meg, hogy alapanyagtól előrefelé vagy készterméktől visszafelé kell-e nyomon követni — az év során végezzenek mindkettőt.
3. 3
   Nyomonkövetés visszafelé (egy lépés a beszállítók felé)

   Azonosítsák az összes alapanyag- és csomagolási tételt, amelyek az érintett gyártási tételbe bekerültek: a szállítók neveit, leszállítási dátumokat, szállítói tételazonosítókat, mennyiségeket, valamint a beérkezési dokumentumokat (beleértve a COA-kat) minden egyes tételre.
4. 4
   Nyomonkövetés előrefelé (egy lépés a vevők felé)

   Azonosítsa minden olyan kiszállítást, amely az érintett tételt tartalmazta: vevő, szállítási cím vagy raktár/depot, kiszállítás dátuma, kiszállítólevél száma és soronkénti mennyiség. Tartalmazza a más telephelyekre történő átadásokat, kiadott mintákat, valamint a gazdaságnál (farmgate) vagy piacokon történt közvetlen értékesítéseket — ezeket a táblázatok gyakran kihagyják.
5. 5
   Egyeztesse a tömegmérleget.

   A legyártott mennyiségnek meg kell egyeznie a kiszállított mennyiséggel + a készleten lévő mennyiséggel + selejttel/újrafeldolgozással/mintákkal. A BRCGS elvárja, hogy az egyeztetés az Ön eljárása által meghatározott tűréshatáron belül legyen; sok gyártó ±1–2%-ot alkalmaz. A magyarázat nélküli eltérés a gyakorlat megbukását jelenti, még akkor is, ha minden kiszállítást megtaláltak.
6. 6
   Szimulálja a kommunikációt.

   Készítse el vázlatban (ne küldje el) a vevői értesítést és az FSAI értesítést. Sorolja fel a hívandó telefonszámokat sorrendben. Ha egy valódi visszahívás kiskereskedelmet érintene, az FSAI késedelem nélküli értesítést vár el; az EU élelmiszer-biztonsági szabályozás 19. cikke ezt a kötelezettséget az élelmiszervállalkozóra rója, nem a kiskereskedőre.
7. 7
   Rögzítse a befejezés időpontját és írja meg a jelentést.

   A jelentésnek tartalmaznia kell: a szcenáriót, a tételt, a kezdési/befejezési időpontokat, az egyeztetett mennyiségeket, a visszanyerés százalékát, minden hivatkozott dokumentumot, az érintett személyeket, és különösen azt, mi nem működött, valamint az ennek megfelelő korrekciós intézkedést. Egy olyan próbavisszahívás, amely nem tár fel gyengeségeket, általában nem volt őszinte.

Mit kell tartalmaznia a végső jelentésnek

Az öt leggyakoribb hiba a próbavisszahívásoknál

Táblázatokban végzett gyakorlat vs. rendszerben végzett

Mindezt Excelben is el lehet végezni, gyártók évente megfelelnek BRCGS auditoknak táblázatokkal. Az ára az idő és a törékenység: egy tipikus, táblázatalapú próbavisszahívás fél napot vesz igénybe, keresztellenőrzéssel a beérkezések naplóiban, gyártási lapokban és szállítási mappákban, és az egész azon múlik, hogy a táblázatokat készítő személy elérhető-e, illetve hogy a VLOOKUP-képletek épek maradjanak.

A Keystone-ben ugyanaz a gyakorlat egyetlen művelet: kiválasztod a tételt, és a teljes lánc — felülről a beszállítói beérkezések, alulról a kiszállítások és vevői telephelyek ágai — mennyiségekkel együtt kevesebb mint 30 másodperc alatt megjelenik, exportálható aláírt PDF-ként. Az anyagmérleg ugyanazokból a rekordokból számítódik, így az egyeztetés aritmetika, nem régészet. Azok a gyártók, akik áttértek a táblázatokról, rendszerint a teljes dokumentált gyakorlatot egy délutánról kevesebb mint 90 percre tömörítik, melynek nagy részét a narratív jelentés írása teszi ki.