Sie haben kein Dashboard-Problem.
Sie haben ein Tabellenkalkulationsproblem.
Excel funktioniert. Bis es nicht mehr funktioniert. Hier ein Vergleich dessen, was sich ändert, wenn Sie chargenbezogene Rückverfolgbarkeit, Versand und COAs von Tabellenkalkulationen in Keystone verlagern – mit den genauen Kennzahlen, die unser Gründungspartner vor und nach der Umstellung gemessen hat.
- Auditbereit: Rückverfolgungsabfrage unter 30 Sekunden (vorher: 2+ Stunden)
- Übergaberisiko: null. Das System hält das Wissen (vorher: eine Person)
- BRCGS-Übungsrückruf: 90 Sekunden (vorher: einen halben Tag)
- Ablehnungsrate von Lieferscheinen: null. Im Format des Einzelhändlers (vorher: ~5–8%)
Real screens, from our Public Sandbox.
Every screenshot below is captured from the Public Sandbox demo tenant with sample Irish dairy data. No mockups, no client data, no NDAs.
Tabellenkalkulationen sind großartig. Bis die FSAI anruft.
Die meisten irischen handwerklichen Lebensmittelhersteller betreiben ihren gesamten Betrieb mit einer sorgfältig gestalteten Excel-Arbeitsmappe, meist erstellt von einer einzigen Person, die weiß, wo jede Formel liegt. Es ist clever. Es ist kostenlos. Es funktioniert. Das Problem ist nicht die Tabelle selbst, sondern alles, was von ihr abhängt: Rückverfolgbarkeit, Audit‑Bereitschaft, Händleranforderungen, Nachfolgerisiko. Sobald diese eine Person im Urlaub ist und ein SFPA‑Inspektor hereinkommt, bricht das System zusammen.
Was sich tatsächlich ändert.
| Leistungsmerkmal | Excel | Keystone |
|---|---|---|
| Traceability lookup (full chain) | ✗ 2+ hours, manual | ✓ Under 30 seconds, one query |
| Mock-recall (BRCGS) | ✗ Ein halber Tag, fehleranfällig | ✓ 90 seconds, signed PDF |
| Prüfprotokoll | ✗ None, last-saved version only | ✓ Immutable, who/when/why on every change |
| Übergaberisiko | ✗ High, one person holds the knowledge | ✓ Zero, the system holds the workflow |
| Lieferscheine | ✗ Generic Word doc, often rejected | ✓ Retailer-formatted, audit-trail per send |
| COAs pro Charge | ✗ Manual copy-paste | ✓ Auto-attached to every dispatch |
| Kunden-SKU-Zuordnung | ✗ Lookup tables | ✓ Native, bidirectional, with reverse-lookup |
| Concurrent users | ✗ One at a time, file locks | ✓ Whole team, real-time |
| Backup | ✗ Hope the laptop survives | ✓ Daily encrypted, 30-day point-in-time restore |
| Cost | ✗ Free upfront. Expensive when it fails. | ✓ €790/month standard licence |
Wir tun nicht so, als bräuchte uns jeder.
Excel ist noch immer die richtige Lösung, wenn Sie alle drei Bedingungen erfüllen: (a) Ihr Unternehmen erzielt ungefähr unter €1m Jahresumsatz, (b) Sie produzieren im Wesentlichen nur eine SKU — ein Käse, ein Backwerk oder einen Schnitt — vielleicht mit ein paar Verpackungsgrößen, und (c) Sie beliefern keine nationalen Händler (Tesco / SuperValu / Lidl / Aldi / Dunnes / M&S). In diesem Umfang ist eine gut gebaute Arbeitsmappe in Ordnung. Die Grenze verschiebt sich, sobald eine der folgenden Aussagen zutrifft: Sie verlieren zwei Stunden pro Woche damit, Rückverfolgbarkeit nachzuziehen; Ihre Lieferscheine werden von einem Händler abgelehnt; in den nächsten 12 Monaten steht ein BRCGS‑Audit an; oder Sie sorgen sich, was passiert, wenn die einzige Person, die die Tabelle kennt, abwesend ist. Ab diesem Punkt kaufen Sie mit €790/Monat Zeit, Audit‑Sicherheit und Übergabesicherheit zurück.
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